关于台账

业务员如何记好台账?
客户往来台账是业务员管理客户往来账款以及公司核对客户往来的重要手段,业务员记好了台账,不仅可以很清晰的反映客户往来账目的发生情况,对于自己所管辖区域的销售情况也能及时、准确的掌握;公司核对往来账时,台账也提供了第一手的资料,便于分析差异产生的原因,找出解决的办法。
但并不是所有的业务员都认真负责的记好了台账,以致对账时(包括与客户、与公司会计)增加了很多不必要的麻烦,既浪费时间,也给账款的准确性带来很大的风险。下面仅就台账的一些常识略淡一二。
一、记台账的基本方法
1、账本的选用:有部分业务员用的是订本式的账本,应当用活页账本。(订本式,就是里面的账页已经装订好、不可拆散的;活页账本顾名思义就是一张张可以活动的账页通过打孔、用螺丝固定起来的。)订本式账本不便于账户的增减、预留空间的确定,也不便于作废账页的更换,因此最好选用活页账本。
2、账页的格式:目前使用的都是三栏明细账的格式,也是比较实用的账页格式。“三栏”指的是借方、贷方、余额三栏,对应台账来说,通俗理解也就是应收、已收、欠款三栏,还包括其他附属的栏目:日期、凭证号、摘要、核对等。当然,如果用电子表格记台账,可以自行设计多栏账的格式,如应收可以分为销售、退货冲红、其他冲红,已收可以分为回款、运费手续费报账、质胎冲款等。
3、记账的方法:
①开立账户:分客户开立账户,即一个客户一个账户,账户排序一般按开立的时间顺序先后排列,在账页上端有书写科目、户名的地方,可用于标记客户名称。
②记账的依据:账当然不可凭空记录,销售产生应收账款应以财务签字确认、仓库已发货的销售清单为准;冲红项目(退货、冲差价等)应以财务签字确认或经适当审批手续的红字销售清单为准;质胎理赔冲账应以质检、财务签字确认且经客户签字确认的质胎清单为准;回款应以财务收讫后开具的收据为准;其他冲减项目(如运费、手续费冲账)应有合规的票据并经审批。当然以上所说记账的凭证不可能由业务员取得并保存,但业务员必须与财务保持紧密的沟通,应保证所记账目是经财务审核确认的,否则是无效的,不可作为与客户核对的内容。
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